Af journalist Dorte Kvist, Periskop. 
Da Køge blev storkommune efter kommunalreformen i 1970, gik der syv år, før medarbejderne kunne sætte sig tilrette ved deres arbejdspladser på det nye rådhus. Politikere og embedsmænd i kommunen håber, at det går lidt hurtigere med at få alle brikkerne på plads efter den kommende kommunalreform, hvor Køge og Skovbo kommune bliver slået sammen.

Ingen politikere til at tage beslutninger
En af brikkerne er at få plads til alle. Eftersom hovedadministrationen af den ny kommune skal samles på Køge Rådhus, som i forvejen er fyldt op, får kommunen brug for flere kvadratmeter.

Måske skal vi leje noget plads ude i byen, bruge midlertidige lokaler eller bygge noget endeligt. Den sidste mulighed kan godt være en ambition, men det er også en proces, der tager lang tid. Så skal vi for eksempel tage stilling til, om vi skal udskrive en arkitektkonkurrence. De politikere, vi skal spørge om det, er slet ikke kommet endnu, siger lederen af de to kommuners kommunalreformsekretariat, Peter Tuxen.

Nødvendige overgangsordninger
At der ikke er politiske beslutningstagere endnu betyder, at kommunen bliver nødt til at lave overgangsordninger. Ingen tror på, at man når slutproduktet i januar 2007.

Lige nu er vi i kortlægningsfasen, hvor vi prøver at finde ud af, hvad vi har, og hvad vi skal bruge. Den næste fase hen over efteråret hedder planlægningsfasen, hvor vi tager stilling til, hvordan vi skal gøre. Her skal vi i fællesskab med medarbejderne tale om, hvordan vi vil bo sammen. For de, der kommer fra Skovbo, er jo ikke nye medarbejdere, som bare skal igennem et introduktionsforløb, for så at være på plads. Vi flytter jo sammen, så det er en anden tænkning, som vi skal øve os på, siger Peter Tuxen.

Ambition om Danmarks bedste fusion
Ledelsen i de to kommuner har udarbejdet en fælles vision, hvoraf det fremgår, at de enkelte medarbejdere skal informeres og høres i fusionsprocessen, så alle kan føle den nødvendige tryghed. Ambitionen er at lave Danmarks bedste fusion.

Men der går lang tid, før diskussionerne kommer til at handle om storkontorer og ny teknik.

De spørgsmål, der vil opstå, når vi skal indrette kontorer, er vigtige for medarbejdernes trivsel, men så langt er vi slet ikke. Der er en million ting, der skal på plads, og vi har en køreplan, hvor loven påbyder os at tage stilling til andre ting først, siger Peter Tuxen.

Intern hjemmeside
En del af kortlægningsfasen indebærer store medarbejdermøder, fælles intranet og lederuddannelse. Det sker i et forsøg på at skabe tryghed og fælles fodslag.

En hjemmeside fungerer som et lukket område, kun tilgængeligt for medarbejdere i de to kommuner. Peter Tuxen kalder denne måde at kommunikere på for synkron kommunikation.

Hjemmesiden er først og fremmest en kommunikationskanal fra ledelsen til medarbejderne, men der er også mulighed for at stille spørgsmål. Siden sikrer, at medarbejderne i begge kommuner får de samme informationer på samme tid. Nogle af de arbejdspapirer, der bliver skrevet, bliver lagt ud på siden, så man kan se, hvem der arbejder med hvad, og hvor man kan henvende sig, hvis man gerne vil vide mere, siger Peter Tuxen.

Viser usikkerhed
På den interne hjemmeside ligger der blandt andet interviews med kommunernes to kommunaldirektører. De fortæller om flere aspekter af fusionen - også det, de er usikre om.

Vore to kommunaldirektører er meget enige om også at informere om at der er ting vi ved meget lidt om. For eksempel bliver ingen bliver fyret på baggrund af fusionen, men på den anden side har vi meldt klart ud overfor vore medarbejdere, at ingen kender resultatet af det store regnestykke. Når vi i 2007 er blevet samlet, står vi med den store opgave, det bliver at få de økonomiske ender til at hænge sammen. Usikkerheden og nervøsiteten omkring det vedkender vi os overfor medarbejderne, siger Peter Tuxen.

Dialog mellem to kulturer
I denne tid er de to kommunaldirektører på rundtur blandt medarbejderne i centralforvaltningerne. Her stiller de sig til rådighed på medarbejdermøder, fortæller om processen og hører på eventuelle bekymringer.

Det handler om dialog igen og igen. Når vore to kommuner slås sammen, er det to kulturer, der mødes, og det må vi arbejde med. I Køge kommune er de enkelte ledelsesområder hængt meget op på de enkelte forvaltningsdirektører, hvor Skovbo har en størrelse, der gør, at kommunaldirektøren en gang om måneden kan samle alle ledere i rådhushallen. Beslutningerne bliver formidlet af den samme person, og alle får det samme at vide. Det er to forskellige måder at gøre det på, siger Peter Tuxen.

Fælles lederuddannelse
For at tackle sådanne forskelle, har Køge og Skovbo startet en fælles lederuddannelse med ”fusion” som det første punkt. Uddannelsen henvender sig til de to kommuners godt 400 ledere. 

Her får man redskaber, man kan benytte sig af, når man skal hjælpe organisationen igennem fusionen. Her lærer lederne, hvordan de holder dialogen med medarbejderne åben, så medarbejderne bliver hørt, når de har brug for det. Disse redskaber gør, at lederne tænker ens i disse sammenhænge, og det gør det nemmere at komme igennem en fusion, siger Peter Tuxen.