Af Hanne B. Jørgensen, journalist
De første blev slettet af arkitekterne, fordi det slet ikke kunne lade sig gøre at indrette så mange kontorer i den bygning. Resten forsvandt, da at de ansatte selv sad med tegninger og papir og skulle planlægge, hvordan deres eget område skulle indrettes. Det førte til åbne kontorer.

Flere ville med i fællesskabet
Det blev besluttet meget hurtigt i forbindelse med en finanslov, at Konkurrencestyrelsen, Fiskeridirektoratet og Direktoratet for FødevareErhverv skulle flytte sammen. Medarbejder og ledelse havde i fællesskab besluttet to vigtige principper: Flytningen skulle ske meget hurtigt og fordelingen mellem åbne kontorer og cellekontorer skulle være 60:40.

Projektet endte helt anderledes. Da arkitekterne kom i gang med at kigge på bygningen, viste det sig, at der ikke var mulighed for mere end 10 cellekontorer på hver etage. Bygningen var så dyb, at de inderste kontorer ikke ville få lys og vinduer. Derfor kunne fordelingen mellem åbne kontorer og cellekontorer ikke fastholdes. Og i stedet for den planlagte hurtige indflytning, kom hele projektet til at tage fire år. 

Inddragelse, inddragelse, inddragelse
For ledelsen betød det, at det var ekstra vigtigt at give medarbejderne mulighed for at komme på banen:

Personalechef Joan Reimann fra FødevareErhverv: ”Vi var klar over, at det krævede inddragelse, inddragelse og atter inddragelse af medarbejderne. På statslig vis nedsatte vi diverse udvalg. Vi aftalte, at kontorerne selv skulle indrette deres egen etage med det antal cellekontorer, som der var plads til. Indretningsarkitekten sagde til dem: I har ønsket jer 20 cellekontorer. I kan kun få 10, og I må selv finde ud af, hvordan I vil fordele dem – og om I så vil have dem.”

Fællesskabet trak

Medarbejderne fik så tegninger af bygningen. De fik en prøveopstilling af et cellekontor, computeranimerede møbelopstillinger og masser af information.

”Men der begyndte først at ske noget, da medarbejderne sad i deres grupper og skulle beslutte, hvordan cellekontorerne skulle placeres og hvordan de i øvrigt ville sidde. Så blev det virkelighed. Langsomt begyndte de at vælge flere og flere cellekontorer fra. Det blev en proces, som stod på lige indtil indflytningen”, fortæller Joan Reimann.

Forklaringen var, at der undervejs opstod et fællesskab, som mange ikke havde lyst til at være uden for ved at sidde i deres eget aflukkede rum. En anden forklaring lød, at man kunne se mange muligheder for at indrette sig fleksibelt og sidde sammen i grupper, når der ikke var store kontorkasser placeret i rummet.

"Vi endte med at bygge tre cellekontorer ud for køkkenerne, men de bliver ikke brugt så meget. Plus et enkelt af de oprindelige cellekontorer. Det er nu ved at blive revet ned igen", siger Joan Reimann.

De kæmpestore fælles rum er dog alligevel delt visuelt i tre grupper. Arkitekterne brød de store lokaler op ved hjælp af elipseformede moduler med stillerum og køkken. Elipserne skærmer for udsynet, så hver enkelt medarbejder kun kan se 10-12 andre fra sin plads - og derfor ikke føler sig placeret i en kontorfabrik. Samtidig er det let at komme til at bruge stillekontorerne, fordi de ligger lige ved siden af arbejdspladserne.

Teater satte ord på bekymringen
Direktoratet for FødevareErhverv brugte Dacapo-teateret til at få ord på de mange bekymringer, som er svære at komme frem med i forbindelse med forandringer på arbejdspladsen.

Teatret spiller forestillinger, som kan bruges til at få sagt de ting højt, som man ellers holdt for sig selv. På forhånd havde de interviewet en gruppe medarbejdere i styrelsen, så stykket blev realistisk:

"Folk grinede, men det er jo også meningen. Det var den slags bekymringer som at nogle slår kraftigt på tasterne, når de skriver på computer. Og om man kan lide et billede, som en kollega gerne vil have hængt op. Den slags småting. Stykket havde den funktion, at det blev legitimt at tale om det", siger personalechef Joan Reimann.

"Vi fik også fastlagt en rygepolitik, inden vi flyttede sammen. Den gik ud på, at man kun måtte ryge på de indrettede rygestationer. Ikke i kontoret, heller ikke, hvis man sidder alene. Vi ville undgå, at rygerne ønskede sig et stillekontor, fordi de ryger".

20 procent mere tid til arkitekterne
Der blev brugt meget tid på at tale om alt. Arkitektfirmaet, som var involveret, har beregnet, at de brugte omkring 20 procent mere tid på processen, end hvis de kun havde beskæftiget sig med bygningerne. Men det var en del af deres tilbud, at de også ville være med i processen, frem til at medarbejderne flyttede ind på kontorerne.

"Når alle vi kloge hoveder er taget hjem, er det jo medarbejderne som skal leve med resultatet. Derfor er det vigtigt, at vi samarbejder hele vejen", siger arkitekt Kasper Danielsen, direktør i Kasper Danielsen A/S.

Joan Reimann: "Vi havde en masse bøvl undervejs. Men det havde helt sikkert været værre, hvis ikke medarbejderne selv havde truffet de fleste af beslutningerne, men bare havde fået en færdig plan stukket ud. Så var utilfredsheden bare kommet bagefter. Nu har vi haft mulighed for at tackle det løbende - og det gør vi stadig. For eksempel har vi lige indført mulighed for at man kan få et trådløst headset, fordi mange gerne vil kunne bevæge sig rundt, mens de taler i telefon," siger hun.

Man skal have syn for sagn
Kasper Danielsen mener, at udviklingen af de cellekontorer, som ikke blev bygget, har tjent et formål:

”Vi startede med at udvikle enkeltmandskontorer, men efterhånden kunne folk se og opleve, hvor meget plads de tager. Det at få syn for sagn, at tale med nogen, der har prøvet det, at opleve tingene selv – det er vigtigt. Der skal andet end gode ord og fine plancher til.”