De mest almindelige begrundelser for etablering af storrum er:

• Vi ønsker at arbejde sammen på en ny måde.
• Vi vil understøtte den måde, vi allerede arbejder sammen på.
• Vi vil spare kvadratmeter/har for lidt plads.
• Vi vil udnytte pladsen på en bedre måde/være fleksible.

Under de officielle begrundelser finder vi somme tider nogle helt andre. Besparelser bliver pakket ind i visioner om videndeling. Ønsket om at være med på det nyeste bliver pakket ind i strategiske overvejelser. Hvis de officielle mål er slørede eller direkte uærlige, mister projektet legitimitet hos medarbejderne.

Tre typiske situationer, hvor målet er uklart:

Målet er klart for ledelsen, men ikke for medarbejderne.
Det er et spørgsmål om formidling og kommunikation.

Målet er klart for ledelsen, men den pakker det ind.
Det er legitimt at have et mål om at spare udgifter eller kvadratmeter – bare det bliver sagt højt.

Målet er ukonkret og derfor både uklart for ledelsen og medarbejderne.
Det kan være bundet op på luftige formuleringer om videndeling, uden at det er klart, hvilken viden der skal deles, og hvad der skal nedprioriteres, når medarbejderne skal bruge mere tid på videndeling. Det er et spørgsmål om at konkretisere sine mål og tage udgangspunkt i sin egen arbejdsplads, opgaverne og kulturen. 

Udover klarhed om målet, kan I med fordel opstille nogle succeskriterier, så I efterfølgende kan afgøre, om I har nået jeres mål. Her er det vigtigt, at I har både jeres værdigrundlag og de fysiske rammer i baghovedet, og at I laver nogle succeskriterier, som rent faktisk kan måles bagefter.

Eksempel:
Erhvervs- og byggestyrelsen valgte storrummet
Personalechef og formand for sikkerhedsudvalget Anne Merete Kofoed fortæller, at projektet lykkedes, fordi det udsprang af et ønske. - Vi ville det. Vi ville arbejde 100 procent projektorienteret, og når man gør det, er det enormt vigtigt, at man kan sidde sammen og lige tale hen over bordet om de enkelte sager. Så ved gruppen, hvor den enkelte er i arbejdsfasen.
Læs mere

Civilstyrelsen valgte storrumskontoret fra
- Vi arbejder med sagsbehandling, det er papirarbejde ved skrivebordet, og vi ville ikke opnå en gevinst for sagsbehandlingen ved at sidde i et fælles lokale. I vores samarbejdsudvalg er det opfattelsen, at der derimod ville være ulemper ved at sidde med kolleger. Men det betyder jo ikke, at folk ikke taler sammen.
Direktør Nina Koch.