Gør videndeling konkret

Videndeling opstod som modeord i 1990’erne, hvor intranet åbnede mulighed for at samle arbejdspladsens viden ét sted. Troede man. Det viste sig nemlig ret hurtigt, at det var meget svært at få medarbejderne til at lægge viden ind i it-systemerne. Samtidig opdagede man, at der er en masse tavs viden, som ikke kan formidles skriftligt, men som skulle opleves.

Information skal blive til viden
I dag er videndeling en meget udbredt begrundelse for at lave storrum, men nu handler det om at dele den viden, som findes i rummet rundt om computerne. Væk er barrieren med at få det dokumenteret elektronisk, men til gengæld er der opstået en ny: De store mængder informationer, som hvirvler rundt i det åbne kontorlandskab, omsætter medarbejderne ofte slet ikke til viden. De opfatter i stedet informationerne som støj og bliver forstyrrede og stressede.

Hvis I vil arbejde målrettet med videndeling, er det først og fremmest vigtigt at præcisere, hvad det er for en viden, medarbejderne skal dele. Rummene kan understøtte videndeling, men det vigtigste er den måde, I organiserer arbejdet på. Man kan nemlig godt dele viden i cellekontorer og arbejde i storrum ude at dele viden!

Et spørgsmål om prioritering
En definition på viden lyder: ”Viden er information, som sætter mig i stand til at handle bedre”.

I storrummet kan det for eksempel være, at du overhører, at en kollega eller medarbejder i en telefonsamtale giver en forældet oplysning. Det åbne rum giver dig mulighed for straks at handle og give medarbejderen eller kollegaen de nyeste informationer, som gør hende i stand til at handle bedre og informere kunden eller samarbejdspartneren korrekt fremover.

Problemet er, at du formentlig skal overhøre for mange samtaler, som ikke fører til viden, før du hører en, som gør det. For arbejdspladsen og ledelsen er det et spørgsmål om prioritering. Hvor meget unødvendig information vil vi acceptere for hver nødvendig information, som fører til viden og dermed mere kvalificeret og effektiv handling?

Det er et spørgsmål, man først kan besvare nogenlunde fornuftigt, når man har en meget klar fornemmelse af hvilken konkret viden, medarbejderne med fordel kan dele, og hvilke handlinger denne videndeling skal føre til.

En oplagt strategi mod for megen unødvendig information er derfor at sikre at folk, der sidder sammen, har berøringsflade, der gør videndelingen relevant. Det kan være, at de indgår i det samme projekt, har samme ansvarsområder eller kan inspirere hinanden.

Værdsæt videndeling
Hvis ledelsen ønsker, at medarbejderne skal bruge tid på videndeling, hvad skal de så bruge mindre tid på? I KMD, det tidligere Kommunedata, er ledelsens udtalte holdning, at medarbejderne skal bruge mere tid på at tale sammen og mindre på at fordybe sig. Ledelsen vil gerne være med til at bryde den koncentration, som er produktiv, men måske ikke udviklende.

Det er en vigtig ledelsesopgave klart at signalere dette skift og værdsætte medarbejdere, som ændrer deres måde at arbejde på. Desværre er det tit sådan, at den underliggende værdi - at rigtigt arbejde er et individuelt produkt - ikke ændrer sig. Overvej om videndeling kan indgå som et parameter i lønsystemet.

Du ved, at jeres strategi om videndeling er slået fejl, når:

• Der bliver tysset på alle, som åbner munden. 
• Medarbejdere sidder med høretelefoner på konstant.
• Adfærden er reguleret med detaljerede regler.

Formålet med videndeling
Videndeling handler først og fremmest om at samarbejde. Vi er i dag mere afhængige af hinanden og hinandens viden i arbejdssituationen end tidligere. For at kunne etablere et storrum, hvor den optimale videndeling er i centrum, er det nødvendigt at gøre sig klart hvad formålet med videndeling i jeres storrum eller inden for jeres område skal være.

Handler det om: 

• Prioritering af opgaver i organisationen - hvad er vigtigt lige nu? 
• Oplæring af kolleger/nye medarbejder - hvordan gør man? 
• Inspiration - hvordan kan man også gøre? 
• At lære af hinandens fejl - hvordan skal man ikke gøre? 
• Ikke at opfinde den dybe tallerken flere gange - hvem gør hvad – eller har gjort hvad – som jeg så ikke behøver gøre igen? 
• Coaching – et hurtigt råd?

NB: Vær opmærksom på, at mennesker lærer og erkender på forskellige måde.