OnePlaces i fremtidens organisationer

Virksomhedskultur og fleksiblitet

Det er vores oplevelse at fleksibiliteten er ved at blive accepteret i arbejdsmarkedet. Kravet om fleksibilitet vil i fremtiden, i ligeså høj grad, komme fra medarbejderne som fra virksomheden. Som et produkt af dette er medarbejderne begyndt at arbejde hjemme, under transport, på cafeer osv. Ligesom projektansatte medarbejdere, konsulenter, løstansatte og outscoursingbølgen er med til at svække tilknytningen til virksomheden.

Blandt andet derfor fremhævede Charlotte Nekman fra NCC, på introduktionsdagen også formidlingen af virksomhedens kultur, som en af de største udfordringer for fremtidens virksomheder.

Vi mener, at vores koncept er et meget stærkt værktøj til at formidle virksomhedens kultur. Måske endog i en mere troværdig og medarbejderskabt form, hvor alle virskomhedens afdelinger integreres bedre, end tidligere set.

Virksomhedens kultur, historie og uskrevne regler og normer, formidles bedst gennem kollegerne på kontoret. OnePlaces gør det muligt for medarbejderen at være en del af arbejdspladsen, uanset om han/hun arbejder hjemme eller er på forretningsrejse i London.

Matrix organisering
Indenfor finansfunktioner i større virksomheder, med aktiviteter i flere lande, eksisterer typisk adskillige mindre afdelinger der tager sig af hver deres specifikke fagområder. En del af disse funktioner vil være repræsenteret i alle eller flere af de lande, hvor virksomheden har aktiviteter.

Den enkelte medarbejder har derfor kolleger med præcis samme speciale, i flere af virksomhedens øvrige afdelinger. Det ville udgøre en stor værdi for virksomheden, hvis det var muligt for disse medarbejdere, at dele deres specifikke viden om deres arbejder med hinanden.

Netop i forsøget på at opnå dette, har mange virksomheder, de seneste årtier valgt at organisere deres virksomheder i matrixorganisationer. Det er vores oplevelse, at der er stor forskel på hvor formaliseret denne struktur er i virksomhederne, hvor nogle præsenterer deres organisationsdiagram i en matrix mens andre blot opfordrer til at have kontakt til kollegerne i de andre lande.

En matrix over en virksomheds finansielle funktioner kunne se sådan ud: 

Diagrammet skal nu læses sådan at cirklerne er medarbejdere i organisationen og at hver medarbejder samarbejder med kollegerne på linjen, lodret og vandret. Pointen er dermed at der aldrig er mere end én kollega mellem to medarbejderne, uanset hvor de befinder sig i organisationen. Dette er i teorien perfekt for videndelingen i virksomheden, hvis blot at medarbejderne ville holde nogenlunde lige kontakt både lodret og vandret.

Praksis har dog vist at medarbejderne helst knytter sig vandret til kollegerne og chefen fra hverdagen i kontoret. Indtil nu har geografiske skel således bevirket at ligevægten sjældent opstår, hvilket er matrix organiseringens største svaghed.

Vores koncept kan opveje dette ved at etablere kontorer med kollegerne i New York og London. En implementering af konceptet i hele virksomheden, vil medføre at Jensen kun skal gå gennem sin egen og én anden dør for at mødes med en hvilken som helst kollega i koncernen! (også selvom hans kollega arbejder hjemme den dag). Vores koncept afhjælper altså nogle af de største problemstillinger indenfor matrix organisering af fremtidens virksomheder.

Rammer for Videndeling

Viden er den eneste ressource der bliver større hver gang du deler den. Derfor har virksomhederne for længst erkendt værdien af at have ordentlige rammer for videndelingen, i fremtidens vidensamfund. En teknologisk løsning for dette vil derfor være sin vægt værd i guld. Indenfor Knowledge management skelnes mellem den type viden som kan registreres og den langt mere værdifulde ”tavse viden”, som ikke kan verbaliseres men f.eks. overføres blandt kollegaer, når de arbejder sammen.

Vores koncept kan meget vel være den løsning der gennem de fælles kontorer, mangedobler begge typer videndeling i koncernen. Samtidig vil denne viden kunne sprede sig hurtigere end hidtil, da alle medarbejdere hele tiden er på arbejde i to kontorbygninger i koncernen samtidig. Dette gælder for alle virksomheder der har medarbejdere siddende geografisk adskilt. Men en mere eller mindre formaliseret matrixstruktur for virksomhedens videndeling vil naturligvis kunne optimere denne.

Nye grænser for teknologien
Teknologien har haft og vil også i fremtiden have enorm betydning for virksomhedernes organisering. Der fremhæves særligt en, organisatorisk udfordring som der hersker nogenlunde enighed om at teknologien ikke vil kunne erstatte. Det er medarbejdernes behov for at mødes fysisk, kaldet ”skinrubbing”. (Groths teknologiske bidrag til Mintzbergs konfigurationer).

Vi mener at vores koncept meget vel kan vise sig at være det teknologiske bidrag der kan erstatte

behovet for ”skinrubbing” i traditionel forstand. Teknologien vil gøre det muligt for folk at mødes ansigt til ansigt og arbejde sammen. Efter kort tid vil medarbejderen ikke stille spørgsmålstegn ved kollegaens tilstedeværelse i rummet. Det er klart at det kollegiale ”klap på skulderen” bliver verbalt – men spørgsmålet er, om det ikke allerede, i de fleste sammenhænge, er det som gør sig gældende.

Der vil givetvis altid være nogle situationer, hvor det er nødvendigt at mødes fysisk. Men vi er ikke i tvivl om at konceptet vil kunne erstatte en lang række af disse forretningsrejser og -møder. Herudover vil det daglige samarbejde og derved kendskab til de ansatte i forskellige afdelinger af virksomheden, være med til at ændre oplevelsen af de fysiske møder. I den daglige kommunikation er der tale om et unikt bidrag til integrering og forståelse på tværs af En virksomheds afdelinger. Dette skyldes at OnePlaces er en facilitet til at mødes ansigt til ansigt og ikke endnu et kommunikationsmiddel som telefon, mail eller Videokonferencer.

Mere produktivt og sundt arbejde
Vores koncept kan meget vel resultere i markante tidsbesparelser i mange af medarbejderens gøremål i løbet af en arbejdsdag. Ved hensigtsmæssig udnyttelse af konceptet vil de største effektiviseringer sandsynligvis opstå gennem følgende områder: Sparet rejse- og transporttid. Sparet kommunikationstid via mail og telefon. Bedre opgave- og projektgruppesammensætning, til dem der har de bedste forudsætninger for at kunne løse opgaven.

Det vil være op til virksomheden at beslutte hvorvidt en frigivelse af kapacitet skal anvendes til at øge produktiviteten eller lade medarbejderne sænke tempoet til et mere sundt arbejdsniveau. Vi mener at besparelserne meget vel kan være så store at virksomheden vil kunne øge effektiviteten og samtidig lade medarbejderne sænke tempoet lidt, når de føler behov herfor. Derved bliver arbejdet både mere produktivt og sundt.

Arbejdet skal give plads til alle og mening for den enkelte
I en virksomhed vil der være vidt forskellige medarbejdere med vidt forskellige behov. Men også disse medarbejderes behov ændres i løbet af en arbejdsdag og i løbet af et arbejdsliv. I vores løsning mangedobles, medarbejdernes arbejds- og samarbejdsmuligheder. Hvis virksomheden formår at løfte koordineringsopgaven, skaber konceptet unikke muligheder, for at skræddersy arbejdsforholdene for medarbejderne. Således at den enkelte medarbejder arbejder med de opgaver, med de kolleger der gør at arbejdet bliver mest givende for ham/hende. Dermed også for virksomheden.

Udfordrende arbejde uden af medarbejderne får stress eller andre belastninger
OnePlaces skaber ikke i sig selv afstressende rammer for medarbejderen. Vi mener dog at konceptet giver rammer for en bedre håndtering af stressproblemer, da det giver virksomheden mulighed for at placere en medarbejder under de for ham/hende mest afstressende arbejdsforhold, på et givet tidspunkt.

OnePlaces – Fremtidens Kontor i alle virksomheder
I vores koncept er OnePlaces præsenteret gennem finansfunktioner i store internationale virksomheder. Reelt kan OnePlaces være til gavn i alle virksomheder der har medarbejdere der arbejder geografisk adskilt, hvad end det er på den anden side af vejen eller den anden side af jorden. OnePlaces er det fleksible koncept der kan etableres uanset hvordan fremtidens kontor i øvrigt ser ud. Den kan blive en del af fremtidens kontor, hvis blot der er en væg